档案管理技术发展




公司技术发展节点




什么是档案?

档案是组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息


档案的种类

纸质档案:以纸张作为载体的一种档案,如保存备查的公文图纸、信札、电报、户籍、帐册、契约、证书、书稿、日记、笔记、家谱的原本和原稿。可以通过扫描仪进行数据的录入,保存为计算机图像格式文件。

实物档案是指以物质实体为载体,能够反映单位及个人生产和生活和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型物品。采取3D扫描录入,形成3D格式文件,屏幕显示,不用取实物,保护了档案。

电子档案:是指通过计算机磁盘等设备进行存储,与纸质档案相对应的是扫描后的数据。以及独立存在的电子图像文件或者普通电子文件。



电子档案的三大原则

这是必须遵守的原则,也是档案局制定各种规定的理论基础

分类   档案必须经过分类,这样也是符合人们的日常习惯,东西按照类别分别存放,利用查找利用。

关联   档案是描述社会活动,数据之间必然具有各种联系。比如会计档案,记账凭证就是与各种账本有着直接的关联。失去关联数据就不完整,无法反应现实情况。

独立   档案应独立于操作系统和硬件设备,这样档案利用的时候不会因为设备的失效造成档案的失效。例如现在的软盘,就将要消失。



档案收集

直接采集        通过键盘直接录入,通过扫描仪扫描录入。如果批量扫描需要采用图像批量挂接技术。

接口采集        各个单位现在都存在多种信息系统,他们的数据需要保存为档案。所以与第三方系统需要采取接口方式进行数据引进采集。

移动端采集     通过手机端进行数据的采集,这样数据采集更灵活,效率也提高了。

介质引进        通过移动存储设备引进数据,具有比较安全的特性。在保密性要求比较高的场合,可以绕开网络环境进行数据的采集。


图像文字采集三大技术

图像清晰化       扫描后的图像会存在字迹不清晰,有污点、倾斜,采用AI生成对抗网络自动实现图像噪音去除,倾斜的矫正,数据模糊的优化,效果要好于以前的手工操作模式。

图像OCR识别   扫描后图像上的文字并不能马上查询到,还需要OCR技术把图像文字转换成计算机能查询到的信息,同样现在也是开始采用AI来实现,识别率达到一个很高的水平。

图像批量挂接   如果图像是批量扫描的,每份文件必须与档案目录相对应。可以采取档号方式自动对应。档号不存在的情况可以根据页号自动挂接。


图像收集后“四大”管理方式

1、四性检测   对收集到的档案进行检测。检查数据是否正确,信息是否齐全。

2、整理分类   检测合格的档案还要进行分类,起档号,这也是档案管理重要的部分。

3、权限控制   分类好的档案,需要分配权限以便利用。系统可以分配每份档案的使用权限。包括条件权限设定和直接权限设定。

4、数据引进转出  采用四性检测、数字签名后,数据可以打包输出,作为永久保存。数据损坏时可以根据需要进行引进。


档案利用

档案查询  输入关键词可以直接查询。也可通过借阅流程,借阅浏览档案。采取全文索引技术可以快速定位到需要的档案

档案统计  可以实现全景统计,整个档案库的归档情况以及其它状态信息。同时可以进行综合的统计,年报统计

编目打印  打印出各种档案独有的打印格式,方便档案的手工查询和库房管理。

档案编研  可以围绕一定主题,把具有研究价值和实用价值的档案查询放到收藏夹。为研究编辑提供便利条件,最后形成更适合普通话人利用的形式


档案管理平台

产品线齐全,满足用户从高到低各种需求

BS企业版  适合大型集团企业,跨地区分布管理。在此基础上我们发展出“数字档案馆管理系统”,现在也是得到广大用户认可。

BS专业版  适合政府机关档案管理,具有档案管理的全部功能。

CS信创版  可以运行在各种平台,支持系统包括Windows、linux、MacOS,单机版方式运行。

CS旗舰版  运行在windows平台,有单机版和网络版两种。


系统层次介绍

平台档案管理终端方式

线下系统采用我们的CS单机版,可以随时转出数据,引进到线上数据中心。另外支持手机端档案的查询利用数据采集。


AI技术采用

四大发展方向

传统档案管理在这四个方面都存在着严重的短板。随着AI的发展,深度学习神经网络可以帮助我们解决这些问题。自然语言处理NLP,生成对抗网络GAN这些技术的发展为我们解决这些难题提高了有效的方法


档案分类  根据文件的信息自动找出这个文件所属分类。

数据识别  识别图像上文字信息,识别声音记录的信息,配合全文索引技术提供查询。

图像处理  扫描后文字不清晰,有污点,页面倾斜都可以采用AI解决,节省了人工的时间。

智能纠错  智能纠错可以自动查找到错别字及语法错误。


相关方案