所谓“档案数字化”是指将传统的以纸张为存贮介质的各种原始档案资料，通过扫描、文字识别、压缩、转化等技术手段转换成图片文件、电子文件（PDF、OFD格式），再运用存储管理技术将图片和索引字段存贮于光盘库、磁盘、数据库等各种大容量的存储介质上，并通过各种快捷的查询手段迅速地检索出所需要的档案资料，可以发布到局域网和互联网，最终实现数字化档案管理。
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根据具体档案类型，不同的档案加工方式会略有差别，但大致流程包括材料调取（档案借调）、档案清点、档案整理、档案著录、档案扫描、图像处理、数据质检、档案修复、档案装订、打印目录、档案装盒、数据挂接。
● 材料调取：档案的领取，办理交接手续。
● 档案清点：档案清点、除尘及消毒。
● 档案整理：按照相关归档范围、分类表和排序规则，对其档案进行归档、分类、整理和排序。
● 档案著录：根据整理需求，编制归档文件目录。
● 图像扫描：根据档案纸张幅面和纸质特点，选择适用的扫描仪，对纸质档案进行扫描处理。
● 图像处理：根据数字化档案图像处理要求，做相应的处理。
● 数据质检：根据录入的数据信息再详细做检查。
● 档案修复：对老旧破损档案进行修复工作。
● 档案装订：纸质档案装订。
● 打印目录：打印纸质目录。
● 档案装盒：档案装盒，打印脊背。
● 数据挂接：电子文件数据挂接。
● 档案归还：将装盒后的档案归还档案部门，办理归还手续。
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